Владислав Гагарский
Руководство одной очень крупной компании однажды осознало, что процедуры согласования и заключения договоров в ней весьма сложны и крайнезатянуты во времени, что вынуждает ее контрагентов в конечном итоге искатьдругих партнеров. Чтобы усовершенствовать данные процессы, руководство компаниипригласило консультантов. И что вы думаете? Процедура согласования договора наоказание консультационных услуг длится уже полгода!
Все это было бы смешно, если бы не было так грустно.Действительно, проблемы с договорными процессами имеются во многих компаниях.Типичные симптомы, в которых могут «узнать себя» многие компании:
Большие сроки согласования любых, даже типовых, договоров;Высокая стоимость администрирования процессов заключения договоров; Утеряважных документов, относящихся к исполнению договоров; Отказ контрагентов отсотрудничества с компанией; Никто из сотрудников не отвечает за состояниеисполнения договора, в результате – классические отговорки по Райкину: «Кпуговицам претензии есть?»
Если классифицировать подобные ситуации, то все ониотносятся к следующим типам:
Процессные проблемы: дублирование работ, неэффективноевыполнение действий сотрудниками, отсутствие четкой ответственности зарезультат и т.д.; Стоимостные проблемы: высокая доля административных расходовна обслуживание договорных процессов, утрата выгодных контрактов и т.п.;Информационные проблемы: отсутствие своевременной информации о состоянии сделки,утеря документов; Проблемы учета: в компании отсутствует либо являетсянеэффективной система учета и регистрации состояния сделок.
Однако было бы неправильным сразу раздувать подобныепроблемы до небес. Наличие хронического насморка еще не делает человека нетрудоспособным,но когда из-за этого насморка становится трудно дышать, лучше все-такиобратиться к специалистам. Аналогично, если количество документов по сделкенебольшое, совсем не обязательно сразу же устанавливать систему электронногодокументооборота. Но наступает момент, когда совершенствование договорныхпроцессов становится необходимым условием эффективной работы компании.
Вот несколько симптомов:
В компании имеется объективно большой поток документов,связанных с договорами. Имеет значение не столько абсолютное количестводокументов, сколько загруженность сотрудников соответствующих подразделений.Если для обработки договорных документов необходимо создавать специальноеподразделение – это один из признаков большого договорного документооборота; Фактыпотери документов, касающихся заключения или исполнения договора, случаютсясистематически; Высокие риски наступления неблагоприятных событий в случаесрыва сделок: потеря крупных заказов, штрафные санкции, судебные издержки ит.п.
Известно, что четко обозначенная проблема – это проблемауже наполовину решенная. В то же время «перепрыгивать пропасть» имеет смыслсразу, поэтому очень важно определить способ устранения выявленных проблем.
К сожалению, «волшебной таблетки» не существует. Выборрешения зависит от истинных причин возникшей проблемы. Если машина не едет,нужно сначала определить, почему. Нет бензина? Сломан стартер? Разрядилсяаккумулятор? Соответственно, и ремонтировать придется совершенно определенныедетали. Покажем это на примере. Ниже приведена схема реального бизнес-процессасогласования договора.
Проблема данного процесса в том, что он слишком длительныйпо времени, в том числе и потому, что каждый из согласующих лиц считал, что он,как тот пионер, «в ответе за все». Из-за этого процедура согласованиярастягивалась надолго. Что можно сделать для того, чтобы оптимизировать этотпроцесс?
Проверка службой экономической безопасности осуществляетсятолько в случае, если контрагент по договору является для компании новым;Проверка службой экономической безопасности должна осуществляться либо заранее,на этапе переговоров, либо сразу после подготовки проекта договора. Так какслужба экономической безопасности обладает «правом вето» на заключениедоговора, то нецелесообразно проводить проверку после проведения остальныхсогласований; Согласование проекта договора с начальником ПФО и Главнымбухгалтером носит уведомительный характер, поэтому возможно ознакомить их сдоговором после его заключения. Четкое разделение ответственности должностныхлиц по согласованию договора, тогда процедуры согласования можно делатьпараллельно, так как каждый из сотрудников согласует независимые аспектыдоговора; Согласование начальником юридического отдела возможно исключить вслучае, если в шаблон договора не вносилось никаких исправлений.
Таким образом, если применить указанные выше меры, тосредняя продолжительность процесса сократится в разы.
Разумеется, это всего лишь одно из оптимизирующихмероприятий. Если же говорить в целом, то усовершенствование договорныхпроцессов происходит с помощью следующих инструментов:
Оптимизация бизнес-процессов (путем сокращения числапроцедур, либо пересмотра характера их выполнения) с последующей регламентацией(закреплением правил выполнения процессов в соответствующих регламентирующихдокументах); Внедрение системы электронного документооборота (либо инойинформационной системы, автоматизирующей договорные процессы). Подобные системыпозволяют не только практически исключить риски потери документов, но исущественно облегчить отслеживание исполнения договорных обязательств.
Так, например, у одной строительной компании проблемызаключались в неоперативном отслеживании расчетов по договорам, и кураторыдоговора были вынуждены постоянно обращаться за информацией в финансовуюслужбу. Внедрение унифицированных форм учета и автоматизация их формирования иобработки позволило кураторам договоров оперативно получать информацию орасчетах с заказчиками и подрядчиками.
У этой же компании отсутствовали правила и форматы сбораданных по управлению контрактами, в результате данные являлись несопоставимыми,и менеджеры тратили много времени на обработку этих сведений. Решениезаключается в создании единой базы данных, которая бы включала в себя полную иоперативную информацию по договорному процессу и обеспечение доступа всемкураторам работ по договору.
Конечно, автоматизация договорных процессов – это весьмаобширная тема, и в рамках одной статьи ее полностью не раскрыть. Скажем лишь обазовом принципе выбора информационной системы для решения такой задачи. Залогуспеха внедрения работоспособности такой системы – в наличии предельно четкогои подробного технического задания на информационную систему. Именно втехническом задании формулируются все ключевые требования к системе, на основекоторых и ведется выбор конкретного программного решения. В противном случаевыбор системы будет идти в точном соответствии с цитатой из «Алисы в странечудес» Льюиса Керрола.
– Будьте добры, вы не подскажете мне дорогу отсюда?
– Это зависит главным образом от того, куда ты хочешьпопасть, – сказал Кот.
– Мне не так уж важно, куда... – начала Алиса.
– Тогда неважно, какой дорогой идти, – сказал Кот.
– ...я просто хочу попасть куда-нибудь, – добавила вкачестве объяснения Алиса.
– Ну, туда ты наверняка попадешь, – сказал Кот, – еслитолько будешь идти достаточно долго.
Только когда четко определены требования к системеавтоматизации договорных процессов, можно заниматься выбором конкретного техническогорешения. Как правило, все сводится либо к настройке и доработке стандартнойсистемы, либо заказной разработке. С этой точки зрения очень полезновоспользоваться услугами консультантов, независимых от производителейпрограммных решений.
Компаниям, где просматривается явная неэффективность какпроцесса заключения договоров, так и контроля за их исполнением, стоит обратитьсерьезное внимание на их улучшение. Потери от незаключения контракта, либопринятие необоснованного решения из-за отсутствия адекватной информации поисполнению договора могут обойтись компании дорого. В случае проблем сдоговорами компания теряет не только деньги, но и добрые отношения со своимиконтрагентами, а в конечном итоге – и деловую репутацию. А это стоит дорожеденег.